Die DMK Group ist die größte Molkereigenossenschaft in Deutschland mit Hauptsitz im niedersächsischen Zeven. Das Unternehmen ist einer der wichtigsten Lieferanten des deutschen Lebensmitteleinzelhandels und vereint zahlreiche Marken wie MILRAM, Humana, Oldenburger und Bremerland unter einem Dach. Die Produktpalette der DMK Group reicht von Milch und Käse über Molkereiprodukte bis hin zu Babynahrung, Eis und Zutaten für die Industrie.

Damit Anforderungen strukturierter erfasst und verwaltet werden können, bestand für neusta portal services die Aufgabenstellung darin, eine digitale Lösung für das Anforderungsmanagement des IT-Bereichs zu erstellen. Im weiteren Verlauf des Projektes hat sich zusätzlich herausgestellt, dass der IT-Helpdesk ebenfalls auf das neue System migriert werden muss, da zahlreiche Schnittstellen zwischen den Systemen und Abteilungen existieren.

Eine besondere Herausforderung lag darin, alle am Anforderungsmanagement beteiligten Personen, Teams und Abteilungen abzuholen, um die individuellen Anforderungen an das Anforderungsmanagement zu berücksichtigen und abzubilden.

Das Team der neusta portal services gestaltete eingangs einen Workshop zur Anforderungserhebung. Im Anschluss fand die Umsetzung mit Hilfe agiler Methoden in kleinen Paketen statt. Der Kunde wurde in den kompletten Prozess stark mit einbezogen und beteiligt, wodurch er gleichzeitig befähigt wurde, das System im Anschluss grundsätzlich selbst zu administrieren.

Zusätzlich fanden weitere Anwender:innen-Schulungen statt, um die Toleranz zukünftiger Benutzer:innen für das neue System zu stärken und die Vorteile herauszuarbeiten.

Dank des integrierten Anforderungsmanagements im Jira Service Desk sind die Beteiligten in der Lage, gemeinsam an Anforderungen zu arbeiten. Das System erlaubt eine deutlich zielgerichtetere Kommunikation an Anforderungen und sammelt diese an einer Stelle. Dadurch das im Jira Service Desk konfigurierte Prozesse enthalten sind, ist die Arbeit an den Anforderungen einfacher und zugleich strukturierter geworden.

Der IT-Helpdesk wurde durch die Einführung des Jira Service Desk mit der verknüpften Wissensdatenbank Confluence komfortabler: Anwender:innen müssen für eine Vielzahl an Fragen keine Tickets mehr erstellen, da sie die Lösung durch die Wissensdatenbank kurzerhand selbst finden können.

Darüber hinaus ist das System so erweiterbar, dass andere Fachabteilugen den Jira Service Desk für eigene Service Desks nutzen können, beispielsweise die HR-Abteilung.